5S METHODE

Binnen de ABS Den Elzen Groep werken we met Lean Management, wij noemen het ook wel ‘De Ketting’.

AKZO – onze lakleverancier – heeft de afgelopen jaren meerdere studiereizen georganiseerd naar Cleveland. Diverse collega’s hebben aan deze studiereizen deelgenomen. De reis bestaat uit een aantal dagen training bij een Amerikaans autoschadebedrijf dat Lean Management blijvend heeft geïmplementeerd.

Al gelijk bij de eerste reis zijn we zo enthousiast, dat we gelijk na terugkomst er binnen onze bedrijven mee aan de slag zijn gegaan. Inmiddels zijn we hier al geruime tijd – met succes – mee bezig en delen we hierover graag iets met jullie.

De 3 aandachtspunten

1. De prestaties van het bedrijf blijvend verbeteren
2. De prestaties van onze medewerkers blijvend verbeteren
3. De tevredenheid van onze klanten blijvend verbeteren

De eigenaar van het Amerikaanse bedrijf heeft Lean Management herschreven voor autoschadeherstelbedrijven en verdeeld in 10 building blocks (bouwstenen).
Deze 10 building blocks zijn inmiddels onderdeel van onze werkwijze. Maar waar bestaan deze 10 building blocks uit?

1. Zorgen voor een voortdurende werkflow (dit is onze Ketting)
2. Het bewaken van de kwaliteit van de reparatie tijdens het hele herstelproces
3. Standaardiseren van het proces & kwaliteit
4. Het beperken van verspillingen
5. Continu blijven verbeteren
6. Werken op basis van pull niet van push
7. 5S methode
8. Visual management
9. Real-time administratie
10. Onderhoud continue machines & gebouwen

*Foto studiereis*

De 5S methode is één van de eerste blocks waar we mee aan de slag zijn gegaan. Daarom vertellen we in deze blog hier meer over.
5S methode
De 5S methode geeft een logisch stappenplan om een functionele, schone en verzorgde werkplek te krijgen en te behouden. 5S staat letterlijk voor 5 keer een S

• Scheiden
• Schikken
• Schoonmaken
• Standaardiseren
• Standhouden

Stapsgewijs implementeren we elk onderdeel op de vestigingen. Dit kost tijd, en dat snappen we. Langzamerhand zien we steeds meer terug van de 5S methode. Deze roerige tijden zijn lastig, maar het geeft ons ook ruimte om 5S verder uit te breiden. We zitten namelijk nooit stil. Uiteindelijk resulteert 5S in gelijke processen, en een frisse, opgeruimde en overzichtelijke vestiging. Allemaal onderdelen die bijdragen aan het verhogen van de efficiëntie en de kwaliteit van het schadeherstelproces.

Scheiden & Schikken
Het begint natuurlijk allemaal met het scheiden van spullen. Onze vestiging in Leiden is hier een goed voorbeeld van. Afgelopen mei zijn alle losse elementen in de werkplaats verzameld en kon het scheiden beginnen. Denk dan aan onderdelen, karren, gereedschappen, meubilair, maar ook spullen die overbodig ergens lagen. Na het ordenen en weggooien is het tijd om de spullen te schikken en een vaste plek te geven. Alles moet zo efficiënt mogelijk neergezet worden. Een belangrijke vraag is dan: wie of welke afdeling gebruikt dit voorwerp? En is dit veel in gebruik of kan het ook op een andere plek liggen, bijvoorbeeld in het magazijn. Zodra de plekken bepaald zijn, kunnen deze visueel gemaakt worden door middel van belijning en foto’s (of benamingstickers) van het betreffende voorwerp.

*De vestiging Leiden in mei, tijdens het schikken & scheiden*

Door vaste plekken te creëren, kan iedereen in een oogopslag zien of het voorwerp beschikbaar of in gebruik is. Dit scheelt enorm veel zoek- en looptijd. Datzelfde voeren we door in onze kasten. Door alles een plek te geven en dit aan te duiden met een sticker met naam- of productaanduiding bewaken we dat spullen op dezelfde plek teruggelegd worden en alles opgeruimd blijft.

Schoonmaken
Voor alles daadwerkelijk teruggelegd wordt, maken we alle voorwerpen en de hele vestiging schoon. De apparatuur, de muren, de grond, we vergeten niets.

We streven ernaar dat op iedere vestiging hetzelfde systeem en dezelfde belijning wordt gebruikt.

Standaardiseren & standhouden
Het is natuurlijk heel goed om bovenstaande stappen te nemen, maar hoe zorgen we nu dat dit blijvend is? In een werkplaats wordt gewerkt, niet echt een plaats waar alles continu netjes en schoon kan blijven. Daarom is het onderdeel standaardiseren & standhouden een belangrijk proces. Dit is een onderdeel waar iedereen mee bezig is. Standaard wordt een werkplek na elke klus schoon gemaakt en aan het einde van de week ook de hele werkplaats. Om de zaak scherp te houden, houdt Filipe Carmo – onze nieuwe kwaliteitsmanager – een aantal keer per jaar een 5S audit.

De vestiging wordt beoordeeld op bovenstaande punten en er worden foto’s van afwijkingen gemaakt. Maar complimenten ontbreken natuurlijk ook niet. De foto’s bundelen we in een presentatie en delen we op de vestiging. Door dit visueel te presenteren, creëren we meer bewustwording bij iedereen. Na het bespreken van de presentatie, maakt de vestiging een plan van aanpak om de acties die voortkomen uit de audit uit te voeren. Bij de volgende audit controleren we of de acties daadwerkelijk opgepakt en geborgd zijn.

Onze ervaring
We merken dat veel collega’s zich hierdoor meer betrokken voelen bij de orde & netheid van de vestiging en zich inzetten om dit zo te houden. Iedereen in zijn of haar eigen werkomgeving. Ook zien we dat er door deze audits andere initiatieven gaan leven. Zoals een complete make-over van het magazijn. Dit geeft ons de bevestiging dat deze methode werkt en het geeft ons energie om weer andere zaken op te gaan pakken.

Tot zover over de 5S methode. Volgende keer lichten we weer een ander onderdeel uit van de building blocks, want er zijn er nog genoeg! 😉 Stay tuned!